Skicka faktura till Södertälje kommun

Lagkrav elektroniska fakturor

Som leverantör till Södertälje kommun är du från och med den 1 april 2019 skyldig att skicka dina fakturor elektroniskt till oss. Lagen beslutades av Riksdagen i juni 2018 och innebär att vi som kommun kan kräva att alla våra inköp, oavsett om det är ett ramavtal eller en direktupphandling, ska faktureras elektroniskt.

Observera att pdf inte är ett godkänt format.

Läs mer om obligatorisk e-faktura hos Myndigheten för digital förvaltning.

Ni som inte kan e-fakturera

Du erbjuds att använda InExchange, där du som leverantör kostnadsfritt kan registrera och skicka elektroniska fakturor till oss. Vid första tillfället måste du skapa ett konto, en handledning finns sedan att tillgå hur du går tillväga för att registrera din faktura. Tänk på att ange ett korrekt referensnummer i fältet ” Er referens” bestående av sex siffror, detta styr att fakturan hamnar hos rätt beställare.

Om du får problem med registreringen eller skapandet av din faktura vänligen vänd dig till InExchange via telefon eller 0500–44 63 60 www.inexchange.se.

Det här ska fakturan innehålla

Basinformationen först och främst är

Fakturaadress:

Södertälje kommun
Fakturor
151 89  Södertälje

För att kommunen ska kunna betala inkomna fakturor är det viktigt att

• det tydligt framgår att det är Södertälje kommun som är fakturamottagare
• vad som har levererats
• vem inom kommunen som har gjort beställningen.

För att kommunen ska kunna styras till rätt mottagare är det viktigt att

• det finns ett särskilt referensnummer på fakturan. Referensnumret består av sex siffror och ska uppges av kommunens beställare. Ange i förekommande fall även inköpsordernummer som består av ett niosiffrigt begrepp och börjar med siffran 4. Beställaren ska även kunna legitimera sig med godkänd id-handling

Leveransadress ska naturligtvis anges på fakturan med den adress dit varan eller tjänsten levererats.

Annan post som inte innehåller fakturor skickas direkt till den verksamhet som är berörd.

Om inte det sexsiffriga referensnumret är korrekt ifyllt kommer fakturan att returneras från och med 1 februari 2022. När leverantören kompletterat med de uppgifter som saknas kan Södertälje kommun betala fakturan.

Om nödvändiga uppgifter saknas på fakturan kommer den att returneras till avsändaren.

Södertälje kommun accepterar inte dröjsmålsräntor på fakturor som returnerats på grund av att uppgifter saknas.

Sammanfattning av vilka uppgifter som måste finnas på leverantörsfakturan för att den ska kunna behandlas av Södertälje kommun:

• Referensnummer (endast sex siffror utan mellanslag eller andra tecken)
• Inköpsordernummer (om det är angivet på beställningen)
• Leveransadress
• Kommunens beställare (namn och enhet)
• Fakturanummer
• Fakturadatum
• Fakturabelopp
• Momsbelopp och tillämpad momssats
• Leverantörens plusgiro eller bankgiro
• Organisationsnummer
• Information om F-skatt

Om fakturan hänvisar till följesedel, rekvisition, kassakvitto eller annan specifikation måste den bifogas fakturan.

Betalningsvillkor

Södertälje kommun tillämpar alltid, såvida inte särskild annan överenskommelse har träffats, betalningsvillkoret 30 dagar efter ankomstdatum och betalar inga faktureringsavgifter eller liknande påslag på fakturan eller eventuella dröjsmålsräntor som överstiger räntelagens bestämmelser.

Information angående F-skatt

När Södertälje kommun köper en tjänst finns det olika sätt att administrera betalningen. Beroende på om leverantören är godkänd för F-skatt eller inte skiljer sig vår hantering utifrån Skatteverkets regler.

Om leverantören inte är godkänd för F-skatt, vid avtalstillfället eller utbetalningstillfället kommer betalningen att reduceras med ett belopp motsvarande skatt på 30 procent. Vid betalning till en fysisk person kommer även beloppet att reduceras med eventuella sociala avgifter. Det reducerade beloppet kommer sedan att betalas in till Skatteverket av Södertälje kommun. Om du som privatperson utfört en tjänst ska alltid ett konsultkontrakt upprättas och bifogas till fakturan.

En förening som inte har F-skatt kan ändå utföra enstaka uppdrag under året. För att föreningens uppdragsgivare inte ska behöva dra skatt med 30 procent på utbetalningen ska du skicka med ett A-skatteintyg tillsammans med fakturan. 

Återbetalning av leverantörsfaktura

Om Södertälje kommun gjort en felaktig utbetalning eller om du som leverantör ska betala tillbaka en outnyttjad kredit ska dessa pengar betalas tillbaka till plusgiro: 3 43 18-6. Vänligen märk inbetalningen med fakturanumret så vi kan hänföra betalningen rätt.

Organisationsnummer, GLN-nummer och Peppol ID

Kommunens tjänsteleverantör är InExchange AB

Kommunens organisationsnummer är: 212000-0159
VAT-nummer (momsregistreringsnummer med tillägg för landskoden): SE212000015901
GLN-nummer: 7381020370001

Peppol ID: 0007:2120000159 eller 0088:7381020370001

Kontakt

E-post: fakturasupport-lev@sodertalje.se